Jedna od biznis skraćenica sa kojom se često srećemo je KPI.
Kad potražimo taj pojam dobijemo nešto ovako: “A KPI is a measurable value that demonstrates how effectively a company is achieving key business objectives. Organizations use KPIs at multiple levels to track performance measures.”
Dakle, to su glavne vrednosti koje pokazuju direktorima kako im firma radi.
Shodno tome, ako te vrednosti nisu dobre onda direktori nešto menjaju.

Ovo je najčešća interpretacija KPI.

I potpuno je pogrešna i to na više nivoa.

Klijenti me često pitaju da za mišljenje o tome koji su generalno najbolji KPI i koje da prate, i nije im baš najjasnije o čemu se radi. Stoga mislim da će ova objašnjenja mnogima koristiti.

Ne postoji jedistveni KPI set
Nema tog parametra poslovnog uspeha koji je isti za svaku firmu. Svaka firma je svet za sebe i za momenat u kom se nalazi. Čak i kada se radi o firmama koje se bave istom delatnošću i imaju slične prihode, neće im isti parametri pokazivati uspeh. Zamislimo dva restorana: Jedan ima 400 sedećih mesta a drugi 30. Za prvi je prosečan iznos računa manje bitan parametar, a za drugi je on jedan od najbitnijih. Prvom je postizanje velikog broja gostiju ( popunjenost) imperativ, drugom je to manje bitno. Iako rade isti posao, na istom tržištu i iako će možda na kraju imate slične poslovne rezultate, ova dva restorana, zbog drugih okolnosti u kojima posluju ,a to je veličina u ovom slučaju, moraju imati potpuno različite poslovne politike pa i parametre koje prate.
Zato vam niko sa strane, dok se detaljno ne upozna sa vašim poslovanjem, ne može reći koji bi to bili ključni parametri za vašu firmu.
*Objasni zasto je za manji restoran bitniji iznos racuna.

Kada se formiraju KPI, to ne znači da su zapisani u kamenu
Kada dobro razmislite koji su to najbitniji parametri za praćenje za vaš posao, kao što sam iznad napisao, ili čak angažujete i nekog konsultanta da vam pomogne u postavljanju strategije razvoja pa i određivanja KPI ,to ne znači da ste završili sa KPI.
Recimo da su to za novu firmu koja radi prodaju bili:
Dnevni broj prodaja
Mesečni rast prodaje
Broj novih kupaca

Sve vezano za rast, što je i logično za novu firmu. I vi sad pratite te parametre.
Pratite ih i možda ste u međuvremenu postali 100 puta veća firma, možda ste tri puta promenili strategiju poslovanja ali vi imate svoje KPI ( postavljene za firmu koja tek počinje ). Ovo je česta greška. KPI treba da budu vezani za procese koji su vam trenutno najvažniji, a ti procesi se menjaju kako firma raste , kako se poslovna klima menja ili na osnovu uticaja konkurencije. Kada uđete u process širenja, bitni su vam parametri koji opisuju širenje ( broj novih prodajnih mesta, broj novih korisnika…). Kada morate podići cene, bitno vam je da zbog toga ne izgubite korisnike, stoga pratite broj aktivnih starih korisnika i opadanje broja prodaja. Posle faze širenja ide faza konsolidacije pa obraćate paćnju na popunjenost novih mesta prodaje i aktivnost novih korisnika. Kada naglo povećate broj zaposlenih onda vam je u sledećem periodu ključan faktor merenje stepena njihove obučenosti. Sve zavisi od okolnosti ali jedno pravilo važi:

KPI u svakom momentu moraju da prate vaše strateške ciljeve za dati period.
Jer to i jeste poenta KPI: Da vam pomognu da ocenite koliko se dobro odvija nešto što je fokus vašeg delovanja u datom periodu.

KPI nisu samo za direktore
U osnovi pojma KPI je reč Key, ključ, ključno pa je neko ukorenjeno mišljenje koje ide s tim da su KPI namenjeni “ključnim” ljudima. To je nešto za direktore, za menadžere, za stručnjake.
I slažem se da je to za “ključne “ osobe. Ali, znate šta:
Svaki, apsolutno svaki zaposleni je ključan za svoju poziciju, jer da nije, ne bi ni trebao da radi. Prema tome, svako ima svoje KPI i svako treba da im ima pristup. Na koji način možemo znati da li radimo svoj posao dobro ako nemamo povratnu informaciju i kako da unapredimo svoj rad ako nemamo sa čim da ga uporedimo? Kada ste na dijeti, stanete na vagu i uporedite težinu sa onom od pre dijete. To je KPI. Ne možemo znati da li da budemo zadovoljni ili ne bez te informacije

Svaka radna pozicija ima svoj KPI
Na pisanje ovog teksta podstakla me je jedna situacija od pre dve nedelje.
Pozvan sam da radim analitiku za jednu domaću, relativno mladu firmu, koja se lepo razvija i trenutno ima oko 120 zaposlenih. Direktor ( ujedno i vlasnik) firme, Jako ponosan na nju ( s punim pravom, verujte mi) i kao neko ko zaista gleda firmu ne kao svoju već kao firmu svih zaposlenih, iz najbolje namere, odlučio je da podeli svoje KPI sa svim zaposlenim. Pa su svi zaposleni na početku meseca, dobijali na mejl , za prethodni mesec, isti KPI izveštaj koji dobija i director. Ideja je jasna i čista: ako svi zaposleni znaju ključne parametre, osećaće firmu više kao svoju. I to je zaista divan gest.

Ali potpuno maši poentu KPI.

Magacioner može da zna koliki su bili ukupni mesečni troškovi firme ali teško da će od toga imati neke koristi u obavljanju svog posla. S druge strane, postoje parametri poslovanja koji bi mu bili izuzetno korisni za sagledavanja i unapređenje svog dela posla: broj artikala koji je stigao u magacin, broj artikala koji je izašao iz magacina, količina škarta nastala u magacinu itd.
Svaka, ali svaka pozicija u bilo kojoj firmi ima svoje ključne parametre i moj savet svakom menadžeru ,od onog koji upravlja jednim zaposlenim do onog koji upravlja sa više hiljada, je da im obezbedi uvid u KPI, za njihovu poziciju.
Da li če to biti dnevno, nedeljno, mesečno… mejlom, notifikacijom ili na oglasnoj tabli, potpuno je nebitno.
Važno je da svaki zaposleni ima neki parameter preko kog može da prati rezultat svog rada.

Želite da pokrenete novi projekat sa nama?